Esta semana se me juntaron los exámenes finales de los cursos más pesados de este ciclo. Uno de ellos es Procesos administrativos... uff que pesado!!! El profesor nos había pedido un ensayo sobre todo el proceso administrativo como examen final y la verdad no sabía cómo empezar. Finalmente y luego de tanto ajetreo pude hacerlo y así llegué preparado para el examen considerado por mis compañeros como el "examen del ciclo". A las finales el profesor no nos pidió ningún ensayo y eso me frustró. Bueno, viéndolo desde un punto de vista positivo al menos aprendí sobre el proceso administrativo. A continuación comparto con ustedes el ensayo que elaboré:
Muchas personas se preguntan a menudo de qué depende el éxito de una empresa sin llegar a una respuesta que satisfaga su duda. Personalmente conozco el caso algunas pequeñas empresas que han fracasado porque justamente no conocían la respuesta de esta pregunta.
El éxito de una empresa u organización cualquiera depende en gran medida de cómo esta está siendo administrada. La correcta administración no está regida por un conjunto de normas liberadas al azar ni está en función de la suerte o del destino. Una administración eficiente depende en gran medida de cómo llevamos a cabo un conjunto de etapas denominadas proceso administrativo y de cuanta importancia le demos a cada una de sus fases. El proceso administrativo es el conjunto de actividades que todo administrador realiza con el fin de aprovechar eficaz y eficientemente todos los recursos disponibles en una organización. Planear, organizar, direccionar y controlar son las fases de este proceso y se las puede comparar como parte de una edificación las cuales sostienen a un techo llamado empresa. La realización de una fase depende de la anterior, es decir para poder organizar se debe haber planeado previamente; para direccionar, ya se debe haber planeado y organizado; o para controlar, ya la planeación, la organización y la dirección se deben de haber llevado a cabo. Si una de las fases del proceso fallara, simplemente la organización se vendría abajo. A continuación pasaré a explicar este símil mencionado:
La base de esta edificación vendría a ser la planeación porque sobre ella se apoyan las demás estructuras. Desde mi punto de vista, la planeación es la fase más importante dentro del proceso administrativo por ser la primera, si no la llevamos a cabo adecuadamente, lo que se asegurará en un futuro solo será el fracaso de nuestra empresa. Es como en un edificio, este solo se puede mantener en pie, siempre y cuando el terreno en el que se apoye sea firme y no ceda. La planeación consiste en fijarnos unos objetivos y metas a los cuales debemos llegar terminado el proceso administrativo; para ello nos preguntamos ¿qué es lo que se quiere hacer? Luego determinar cómo vamos alcanzar esos objetivos y metas; para ello nos preguntamos ¿cómo se va a hacer? Una vez respondidas estas respuestas y luego de haber realizado un análisis exhaustivo del entorno de la empresa debemos establecer las políticas, las medidas y las estrategias que vamos a seguir para conseguir nuestros objetivos. Es muy importante en una organización que todos los miembros tengan conocimiento de los objetivos generales y que los consideren como si fuesen propios. Ello se obtiene gracias a una fluida comunicación vertical y horizontal dentro de la empresa. Por ejemplo, una vez conocí a una persona que trabajaba en una de las empresas que vi fracasar, él me contaba que su jefe los trataba de manera seria y déspota y que casi no tenía comunicación con ellos. No es muy difícil pensar el porqué del fracaso de la empresa. En esta fase del proceso administrativo la comunicación juega un papel muy importante para la transferencia de los objetivos entre miembros de la organización. La principal importancia de la planeación radica en que gracias a ella se puede minimizar el riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades que puede tener una empresa u organización.
Continuando con la explicación del símil, la organización vendría a ser una de las columnas que sostienen esta estructura llamada empresa. La organización consiste en la distribución del trabajo entre los miembros de la organización. Para ello se deben determinar qué recursos y actividades se requieren para alcanzar los objetivos y metas ya establecidos en la planeación. Para ello debemos preguntarnos ¿cómo lo vamos a hacer?. Por criterio común sabemos que si en un edificio una de las columnas estuviera dañada, este se vendría abajo; lo mismo ocurre con una empresa que está mal organizada. Mi padre tiene un amigo que es dueño de un taller de mecánica; un día este nos cuenta que su negocio casi se fue a la quiebra debido a que uno de sus trabajadores, al que él le había designado la tarea de llevar el automóvil de uno de sus clientes a su casa, chocó dicho auto. El cliente enfurecido demandó a la mecánica y obtuvo una fuerte suma de dinero. El amigo de mi papá nos cuenta que había resultado que el trabajador a quien le había designado la tarea no sabía conducir. Esto que puede parecer irónico no hace más que dibujar la pésima distribución de tareas que se había hecho. Imaginemos si en una empresa transnacional se cometiese un error afín, sería una verdadera catástrofe.
La dirección vendría a ser otra de las columnas que sostienen a la empresa. Consiste en la capacidad de influenciar en los miembros de la organización a que contribuyan en los objetivos de la empresa. La correcta dirección de una empresa implica el buen liderazgo por parte del administrador o jefe, quien debe motivar a sus trabajadores a que colaboren realizando las actividades esenciales y necesarias para el logro de los objetivos. Es en esta etapa del proceso donde el administrador debe tomar las decisiones más importantes y trascendentales para su empresa. Una vez conocí a un amigo cuyo padre era dueño de un pequeño restaurante. Un día, me cuenta mi amigo, llega al restaurante un representante de una agencia de viajes y le pregunta a su padre si ellos podrían traerle un grupo de turistas; desde luego que el padre de mi amigo le dijo que sí; sin embargo, luego surgió un peculiar problema: los turistas eran chinos y no sabían ni jota de español. Entonces tenía que tomar una decisión: decirle a la agencia que ya no traiga a los turistas o contratar a un traductor. Desde luego que optó por el traductor. Este claro ejemplo muestra cuán importante pude ser tomar una decisión.
Finalmente, el control que vendría a ser la tercera y última columna de la edificación. Consiste en la medición de los resultados y corrección de estos si es que se hubieran desviado de los patrones establecidos. Se debe responder a las preguntas ¿cómo se ha hecho? o ¿cómo se está haciendo? La idea es asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de la empresa. El principal problema por las que muchas empresas fracasan es por la falta de control. Tanto el control estratégico, el táctico y el operacional son muy importantes y deben ser tomados con igual delicadeza. Cuando estuve trabajando una temporada en el restaurante de mi tío, cierto día llegó un hombre muy preocupado; yo le pregunté que por qué estaba así y él me contó que en su negocio de venta de ropa le estaba faltando mercadería, sin duda sus empleados se la estaban llevando. Y yo le pregunté si es que acaso no contaba con algún supervisor, él me respondió que el encargado de eso al parecer estaba confabulado con ellos. Esto nos muestra que es muy importante designar a la persona adecuada para supervisar un departamento dentro de una empresa. Si no imaginos a un corrupto, un porgómano o un traidor en nuestra filas. No solo los partidos políticos y los gobiernos deben cuidarse de ellos.
Como ya dije, todas las fases del proceso administrativo se unen para sostener una estructura compleja y complicada llamada empresa. Si bien el llevar a cabo correctamente este proceso no implica un cien por ciento que la empresa tenga éxito, sin duda su realización es de mucha importancia, pues permite que la empresa esté orientada hacia el futuro, favorece su crecimiento y de alguna manera minimiza los riesgos y ayuda a la toma de decisiones.
Fuentes: gestiopolis.com; emagister.com; "Introducción a la teoría general de la administración"- Chiavenato; "Administración-Alta gerenci"-José Gonzalo Carhuajulca; "Elementos de administración general"-Otoniel Alvarado; "Administración de empresas y proceso administrativo"-Athenea Castro González.
Entradas
